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绍兴艺术学校学生学籍管理工作流程

发布者: 网站管理员   发布时间: 2015-09-08

绍兴艺术学校学生学籍管理工作流程

第一章 入学、注册与缴纳学费

一、入学

1、编班

每年新生开学前5-7个工作日内,教务科根据其在招生录取时所掌握的学生生源地、录取成绩、拟报专业负责对新生编班,并将学生名册下达各科。

2、报到

有录取通知书的新生,持《录取通知书》和《新生入学须知》中规定的有关证件(身份证、初中毕业证原件及复印件),到学校报到。

没有录取通知书(被遗失)的新生,先持有关证件到招生就业办补办录取通知书,然后持《录取通知书》和《新生入学须知》中规定的有关证件(身份证、初中毕业证原件及复印件),到学校报到。

3、专业分流

新生军训期间,由教务处组织相关教学科根据当年新生专业规模和结构情况,组织召开专业确定、分流动员会,平衡专业结构,合理分流。

4、入学资格审查

教务处完成报到学生入学资格的审核并予以登记;组织注册,指导班主任建立学生学籍档案。

5、体检

新生军训期间,由学生处牵头,医务室联系有关医院,组织新生体检。

二、注册

1、新生注册

新生注册工作由教务处负责。教务处将审查合格的新生注册数据(通过教务管理系统)、“新生注册花名册”二份(装订整齐,封皮加盖校章)上报市教委。对无正当理由未按时缴纳相关费用的学生,教务处暂缓办理学籍注册手续。

取得学籍的新生,由学生处统一办理学生证。

2、肄业生注册

在籍学生每学期注册由教务处负责。每学期开学,在籍学生按报到日期持学生证及相关缴费单到所在班级报到,并由班主任统一将该班学生的学生证收齐交教务处加盖“第**学年第**学期已注册”字样,以取得本学期的学习资格。

因故不能按期报到及注册者,按以下程序履行请假手续:学生本人向教务处提出书面申请并填写“暂缓注册申请表”(一式三份),经学生家长签字确认,班主任及教学科同意,报请教务处审核。教务处审核同意后,将“暂缓注册申请表”送交有关科及学生本人。

因各种原因离校未获批准复学者或按规定退学者不予注册,不按学校规定缴纳学费、或者不履行暂缓注册手续、或者其他不符合注册条件的不予注册。

3、毕业生注册

毕业生登记和注册由教务处牵头组织,具体见本工作流程第七章。

三、缴费与退费

1、每学期开学时,学生应当按学校规定的日期缴纳规定的费用,然后持学生证和缴费凭证到所在班级办理报到注册手续。

2、学生因各种原因延长学习年限,在校期间应按规定缴纳学费和其他费用。

3、转专业学生一般应转入同一年级,凡转入低一年级的学生按当年教育成本另缴纳一年培养费。

4、申请调整专业的学生在专业异动当年的学费采取就高不就低的原则,即不论学生是由学费高的专业转向学费低的专业,还是由学费低的专业转向学费高的专业,其当年的学费均按学费高的专业的标准收取。

5、学生复学时,按照转入专业、班级收费标准缴纳有关费用。

6、中途转入学生的学费按其所选择专业、学制全程收取。

7、家庭经济特殊困难的学生,可以按照有关政策申请助学贷款或按照学校规定办理学费缓交手续,缓交额度不大于年学费总额的一半,缓交时间为半年。

8、在校学生及毕业生欠交学费的追缴工作由财务牵头组织,具体程序为:每学期开学四周内,财务将欠费学生名单交至学生处,班主任核对无误后,财务出具“催缴学费通知书”,由学生处及班主任发文致信学生家长,催缴学费。毕业生毕业前必须交清所有学杂费。

9、学生连续一年无正当理由不缴纳相关费用的,由学校责成其办理休学手续。

10、自动退学学生当期学费不退,只根据结算退相应的杂费。

11、开除学籍或由学校劝退的学生,其当期学杂费按实结算。

第二章 考核与成绩记载

一、考试、考查课程的确定及组织

1、学期课程考核由教务处组织,各教学科负责实施。考场布置、考核方式、考试具体方案由各教学科提出,并报教务处审核同意再实施。

2、学期课程考核教务处一般统一安排在学期中及期末两周内进行,考查课程和体育课考核均应在此之前结束。不满一学期或因特殊原因需提前考核的考试课程,在征得教务处同意后由各教学科自行安排。

二、学生考试资格的确认

平时成绩(包括作业、实训、实践、识岗实习、跟岗实习、顶岗实习、课堂提问、平时测验和技能训练、学习态度等各种考核)不及格或单门课程缺课达1/3学时者,不准参加该课程期末考核,名单由任课教师提出,交学生所在教学科审定,报教务处备案。

三、缓考手续的办理

1、学生因故不能按时参加课程考核时,必须事先持有关证明向所在科室申请缓考(因病须凭医院病假单,课程考试后送交的申请或证明无效),科长签署意见并报教务处批准后,方可缓考。获准缓考者,可参加本课程下次的考试,缓考成绩作正式成绩记载,并注明“缓考”字样。未经请假或请假未准擅自缺考的学生,按旷考论,成绩以零分记,注明“旷考”字样,并随低一年级重修该门课程。

四、成绩登录及查询

1、各门课程考试结束后,任课教师应在2天之内将班级成绩册(文字稿与电子稿各一份)交至科室长审核,科室长必须2天内落实相关任课教师将审核确定后的成绩统一录入学校教务“成绩管理系统”中。

2、考试、考查成绩一经评定,即不得更改,学生如对评分有疑问,可书面报告教学科,经科长签字同意后,报教务处查询。擅自更改原评定成绩者,学生该门课程按考试作弊处理,教师按教学事故相应条例处理。

五、试读

1、因课程成绩不合格,已达到退学(劝退)条件的学生,一学年不及格课程累计超过4门,但尚未超过8门,如平时表现良好,未受任何处分,或受到记过及以下处分后取得科级及以上奖励,可申请试读一次,试读期间无学籍:

1)申请试读必须填写“学生试读申请表”,并签署“试读协议”。

2)试读学生在试读期满累计不及格课程不超过4门者,可恢复学籍,否则,终止试读协议,按退学(劝退)处理。

3)试读时间限定为一学年或一学期。

4)试读期间,受警告以上处分者,做退学(劝退)处理。

4、对学生的试读的处理,由教务科、学生科审核,报学校主管经校领导班子讨论决定批准后发文。

第三章 转专业与转学手续的办理

一、转专业

1、学校对学生转专业的申请原则上每年受理一次,受理期限为每学年上学期放假前2周,在规定时间之外,一般不再办理转专业手续。

2、学生转专业,按以下程序办理有关手续:

1)学生本人书面申请,填写“转专业审批表”,交转入科室审批。

2)学生向转出科室提交“转专业审批表”、个人申请书和家长同意书。

3)转出科室签字审批后,将有关材料报送教务处审批。

4)教务处审批同意后,将有关材料送交转出、转入科室,教务处备案存档。

5)经学校批准转专业的学生,均在新学期开学后到转入科报到上课。教务科统一办理该生的学籍、注册等手续。

3、凡转专业的学生,在学生到转入科或新专业班报到前的所有考试及成绩按原专业要求进行;转专业后必须按照转入专业教学计划要求,修完规定的课程才能毕业。如果原专业已修必修课程要求不低于转入专业,则成绩有效,否则应重修;凡不符合转入专业教学计划要求的课程成绩,可作为选修课成绩记载。

二、转学

1、学生转学的手续,一般只在学期末进行。转出转入的学生,都应到教务处备案。

2、本校学生转出,须由学生本人向教务处提出书面申请,并填报转出申请表,经学生家长、班主任、教学科签署意见,报教务处和分管领导批准。

3、外校转学申请及审批流程

学生转学应在当期学期结束后或新学期开学二周内进行。正常教学阶段或学习未满一学期和休学期间的学生原则上不予转学。转学由转出学校通过学生管理系统发起转学申请。具体流程(1)外校学生向学校提出转入申请并递交书面申请书。(责任科室:教务处)(2)学生处向申请转入学生发放《德育鉴定表》,由申请学生返回原学校德育处进行德育鉴定盖章后,并由学生处收回、审核,并提出审核意见。(责任科室:学生处)(3)教务处发放《绍兴艺术学校学生申请转学(入)审批表》,开始依次进行专业、文化的考核。(责任科室:教务处)(4)专业科对申请转入学生进行专业素质考核,并提出审核意见。(责任科室:各专业科)(5)基础科对申请转入学生进行文化成绩考核,并提出审核意见。(责任科室:基础科)(6)教务处汇总考核成绩,拟定当学期转入学生名单,递交校长办公会议讨论。(7)教务处根据校长办公会议确定的试读(1个月)学生名单,确定其来校报到日期,签订试读协议并安排至相应班级,发放教材(如无多余教材,由申请转入学生自行解决)。(8)试读期满,由学生处出具其试读期间的表现并报校长办公会议研究确定是否正式转入。(9)教务处根据校长办公会议确定的转入学生名单办理学籍转入手续,学生提供先前学籍档案,建立学籍。

上述转学申请及审批流程工作事项其中某项考核审批不合格,即不再进入下一个工作流程。学校初三、高三年段原则上不接受转入生申请。

第四章 休学与复学手续的办理

一、休学

1、休学一般以一年为限,因病经学校批准,可连续休学两年,累计不得超过两年。

2、学生休学,按以下程序办理有关手续:

1)学生本人向所在科提交休学申请书、家长同意书(因病休学的,还要提供学校指定医院的有效疾病证明,送校医务室审核并签署意见),并填写“休学审批表”。

2)教学科负责人签署意见后,将有关材料送交教务处以及分管校长审批。

3)审批同意后,由教务处开具“学生离校手续单”(一式四份,一份交学生处,一份交学生所在教学科,一份交学生本人,一份由教务处留存),由班主任协助办理离校手续(学校保留休学学生的学籍,休学期间学生的学生证留存在学生处,其它借书证等证件留存在教务处)。

4)学生持教务处开具的“休学证明”离校。

二、复学

学生复学按下列规定办理:

1、学生休学期满,于学期开学前4周内向所在学科提交复学申请及“休学证明”,填写“复学审批表”。学科负责人签署意见后,交教务处审批,开具“复学通知书”。学生持“复学通知书”向学生处、教务处取回证件,并办理相关手续。开学后两周内不来校办理复学手续者,作自动退学处理。

2、因伤病休学的学生,申请复学时必须由学校指定医院诊断,证明恢复健康,将病愈证明及“复学审批表”送校医室审查,并签署意见,经学校复查合格,方可复学。

第五章 退学手续的办理

  1. 劝退处理

    对学生的退学处理,由教务处根据《学校学籍管理的有关规定》或学生处根据《学校学生管理有关规定》中的有关条例提出书面报告并附证明材料,报校领导班子研究决定后。由教务处或学生处向学生出示书面警示通知或退学决定书并送交本人,同时报市教育局备案。

    二、退学手续

    学生退学,按下列规定办理:

    1、退学学生原则上应由家长陪同办理有关手续。

    2、学生本人申请退学的,应向教务处提交退学申请书和家长同意书,填写“退学审批表”,交其所在班级、教学科负责人签署意见后,送交教务处、学生处以及分管校长审批。审批通过,由教务处开具“学生离校手续单”,按退学流程到各科、各部门办理离校手续,然后持办妥的“学生离校手续单”,向学生处退还学生证后,到教务处换取“退学证明”、“学生成绩证明”及“肄业证书”(须学满一学年以上)。

    3、由学校劝退的学生,持学校下发的退学决定书到教务处开具“学生离校手续单”,按退学流程到各科各部门办理离校手续,然后持办妥的“学生离校手续单”,向学生处退还学生证后,到教务处换取“退学证明”、“学生成绩证明”及“肄业证书”(须学满一学年以上)。

第六章 学籍异动管理

每学期末,教务处负责对全校学籍异动进行汇总,并将有关信息在校园网内公示、公开。

第七章 毕业证书、结业与肄业证书管理

一、毕业生资格审查

1、学校对学生的毕业资格审核工作,于每年4月份开始进行。

241日起,教务处发放《 毕业生资格审查表》,交财务负责核定毕业生缴费、欠费情况,财务接到表格后,于7个工作日内将审核结果反馈至教务处。

3415日起,教务科发放《 毕业生资格审查表》至各科室、班主任,由班主任负责对学生成绩以及思想品德鉴定情况等进行审核。并与教务处发放的《毕业生资格审查表》核对,签字无误后,(如果查实有毕业生的名字在审查表中未列出或早已转学、退学,需尽快与教务处联系),将审查结果在5 15日前交回教务处,一并提供材料如下:①审查后填写完整的《毕业生资格审查表》; ②毕业生登记表(按专业、按学号从小到大顺序整理),数据与《毕业生资格审查表》中审查结果全部为“合格”的相同;③毕业生做证、毕业照工本费。

4、教务处负责对学生成绩以及思想品德鉴定情况及《毕业生资格审查表》进行终审。经教务处审核后,在相应栏填中写“合格”“不合格”等审核结果,并于收到数据后10个工作日内将审核结果反馈给相关科室及班主任。

5、教务处审核合格后,将毕业相关信息交至班主任,由学生在信息表上签字确认后,按照教务处规定的统一要求组织填写“毕业生登记表”;打印“毕业生花名册”(带毕业证书注册号)和“毕业生成绩单”整理整齐后交教务处。

6、教务处打印毕业证书,对通过毕业终审的学生的毕业证书加盖学校钢印、校长章,并在“毕业生登记表”“毕业生花名册”“毕业生成绩单”上加盖教务处毕业审核专用章。“毕业生花名册”“毕业生成绩单”一份留存教务处,一份交存学校存档。

7、教务处组织人员将盖好学校公章的毕业生登记表、学籍卡、成绩表装入学生毕业档案。

二、毕业证书发放

毕业证正常发放的程序是:61520日班主任到教务科领取毕业证书、毕业生档案及毕业证书签领表,由班主任负责将毕业证书、毕业生档案发放给毕业生,并要求毕业生交回学生证,毕业生持身份证在签领表上签领。毕业证书、毕业生档案发放完后,班主任应将签领表、学生证交回教务科存档。

欠交学费或因其他原因不能正常发放毕业证的学生,其毕业证和学生档案由教务科暂扣,其户口由学生科暂扣。欠费学生交清学费的,先到教务科填写《毕业证及户口缓发登记表》,到财务科盖章证明,然后到学生科办理户口迁转手续,到教务科领取毕业证和学生档案。

毕业生正式离校前需办完的手续有:

1、各班班主任到教务科领取《毕业班学生离校手续单》;

2、由班主任集中组织办理《毕业生班学生离校手续单》中相关科室(教务科、教学科、总务科、学生科、图书馆)盖章;

3、将完成手续单统一交教务科审核;

4、领取“毕业证”、毕业生档案及派遣证。

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